Tansaş -Örnek Yalın Ofis Uygulaması

1. Bölüm: Mevcut Durum

Tansaş 2000 yılı itibarıyla yıllık $580 min USD’ye ulaşan yaklaşık 200 mağaza ile hızlı tüketim sektöründe (FMCG) hızla büyümekte olan  bir firmaydı. Firmanın günlük sevkıyat hacmini düşündüğünüzde binlerce SKU (Stock Keeping Unıt)ürün binlerce irsaliye bunların kontrolü oldukça ciddi bir iş yükü yaratıyordu. Fatura Kontrol Departmanı’nda yaklaşık 40 kadar personel çalışıyordu. Bu personelin görevleri:

1.)   Cari hesap faturalarının sisteme kaydını gerçekleştirmek

2.)   Kabulü yapılacak olan faturaya ait ürün girişinin gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol etmek.(Miktar Kontrolü)

3.)   İlgili siparişte belirlenen koşullarla faturadaki koşulların uygunluğunu kontrol etmek (Fiyat, iskonto ve vade kontrolü)

İşleyiş

  • Her mağazaya satıcı firma tarafından yapılan sevkiyat 1 adet irsaliyeye karşılık geliyordu. Mağazalardaki ürün kabul elemanları sevkiyatları günlük olarak sisteme giriyorlardı.
  • Firma iş kuralı olarak 10 irsaliyeye karşılık 1 fatura kesmekteydi.
  • Fatura Kontrol Personeli faturayı eline aldığında faturanın üzerinde yazan irsaliye numaralarını işaretliyor; sistem bu irsaliyelere karşılık sanal bir fatura oluşturuyordu. Ardından sistemin ürettiği bu fatura ile firmanın düzenlemiş olduğu fatura tutarını karşılaştırılıyor eğer herhangi bir sorun yoksa fatura, firma cari hesabına işleniyordu.

Yaşanan Sıkıntılar

  • 200 mağazaya her gün yapılan yüzlerce sevkiyata karşılık, ürün kabul ve irsaliye giriş işlemleri çok vakit alıyor, (Ortalama bir mal kabul süresi 45 dk ile 1,5 saat arası değişiyordu)  ürün kabul elemanı sabah saatlerinde yaşanan sıkışıklığı gidermek için bir sonraki firmanın ürünlerini teslim almaya başlıyor daha önceki işlemin stok girişini erteliyordu.
  • Ürün Kabul elemanının manuel olarak sisteme girdiği irsaliyelerde kullanıcı hataları oluşuyordu.
  • Mağazanın kullandığı veritabanı ile merkezinki farklıydı dolayısıyla girilen irsaliyeler akşam çalışan bir program ile merkeze aktarılıyordu; ancak bazı irsaliye girişleri aktarım sırasında yaşanan hatalardan dolayı sağlıklı olarak sisteme işlemiyordu.

Fatura Kontrol Personeli firma faturasını girerken ilgili irsaliyeleri sistemde göremiyor dolayısıyla sistem faturası oluşturamıyordu. Bunun iki sebebi olabilirdi, ya mağaza personeli irsaliye girişini yapmamış ya da sistemde aktarım sırasında hata oluşmuştu.

Fatura Kontrol Personeli mağazayı telefonla arayarak girişi teyid ediyor, eksik  girilen irsaliye varsa mağazadaki personel stok girişini yapıyor; eğer sistemsel bir hata var ise IT Departmanı ile konunun sebebi araştırılıp çözülmeye çalışıyordu. Tabi bu sorunlar çözüldükten sonra bir sonraki aktarım için 1 gün beklenmesi gerekiyordu.

Tüm irsaliyelerin sisteme girmiş olduğunu varsayarsak sistemin oluşturduğu fatura ile firma faturasının eşleşmemesi durumunda iki ihtimal vardı. Ya firma faturası hatalıydı ya da mağaza hatalı irsaliye girişi yapmıştı… Mağazanın hatalı irsaliye girişi yapması çok muhtemeldi,manuel yapılan onca girişin içinde bir ürünün barcodunun veya miktarının hatalı girilmesi yaşanan çok olağan sorunlar arasındaydı…

Aşağıdaki akış şemasında bir fatura kontrol personelinin sorumluluğundaki işlem adımlarını görüyoruz. Bir tek faturada bile yaşanan bunca olasılık karşısında bu departmanda  çalışan kişiler işleri yetiştirebilmekiçin neredeyse her gün geç saatlere kadar çalışıyorlar ancak işle bir türlü yetişmiyordu; Eğer bir fatura zamanında sisteme kaydedilmez ise tedarikçi firma ödemesini alamıyordu, dolayısıyla faturalar belirlenen süre içinde mutlaka kontrol edilerek sisteme kayıt edilmeliydi; bu durum da personelin üzerinde büyük bir baskı oluşturuyordu…

2. Bölüm: Yalın Uygulamalar Sonrası  Durum

Sürecin nasıl optimize edileceği ile ilgili beyin fırtınaları sonucunda analiz çalışmalarına başlandı. Öncelikle süreç sadeleştirildi gereksiz işlem adımları kaldırıldı. Sürecin tüm aşamaları ayrı birer proje olarak değerlendirildi ve kademeli olarak tüm süreç revize edildi.

 

 

5S Ofis metedolojisi ile ilgili detaylı bilgiye aşağıdaki linkden ulaşabilirsiniz.

 http://www.demetekin.com.tr/5s-isyeri-organizasyonu/

Ürün Kabul Süreci

  • Ürün kabul işlemlerinde daha önce tüm koliler açılarak koli içi adetler üzerinden giriş işlemi yapılırdı. Yeni uygulamayla koli içi adetler sisteme tanımlandı, ürün kabul işlemler RFID teknolojisi ile çalışan el terminalleri ile otomatik olarak yapılmaya başladı.
  • Ürün kabul elemanı, ürün kabulü sırasında el terminali ile sadece koli barkodlarını okutuyor; sistem, tanımlı olan koli içi adetlerine göre otomatik giriş irsaliyesi oluşturuyordu. Böylelikle 45 dk ile 1,5 saat süren ürün kabul işlemleri maksimum 15 dakikada tamamlanır hale gelmiş oldu.
  • Ürünler el terminali ile okutularak alındığı için hem miktar giriş hatası hem de barcod hataları minimize edilmiş oldu.
  • Tüm işlemler online gerçekleştiği için aktarım hataları ortadan kalkmış oldu.

 

Fatura Kontrol Süreci

Tedarikçi firma faturaları sisteme otomatik aktarılıyor, mağaza girişleriyle otomatik eşleşiyor, fatura kontrol personeli sadece tutarsızlık olan faturalara yoğunlaşıyordu. Birçok manuel işlem ortadan kalkmış olduğu için hata oranı düşmüştü.

Sonuç

Elektronik ortamda otomatik olarak gerçekleştirdiği işlemler sonucunda bir çok faaliyet için personel gereksinimi asgari düzeye indi, personel sayısı 2/3 oranında azaltıldı, mevcut personel fazla mesaiye kalmadan işlerini yetiştirebilir hale geldi,  manuel operasyonlardaki hatalar ortadan kalktı verimlilikte % 80 artış sağlandı.

Demet Ekin

One Response to Tansaş -Örnek Yalın Ofis Uygulaması

  1. demetekin diyor ki:

    Ofis 5s yalın sistemin bir aracıdır, 7 temel israfını ortadan kaldırmayı amaçlar, bunu hem görsel hem de uygulama açısından yapar. Detaylı bilgiye aşağıdaki linkden ulaşılabilir.
    http://www.demetekin.com.tr/5s-isyeri-organizasyonu

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: