R.A.C.I Matriksi

R.A.C.I Matriksi Nedir?

R.A.C.I Matriksi  6 Sigma proje yönetiminde kullanılan metodolojilerden biridir; ancak 6 Sigma’nın uygulanmadığı  bir çok kurum  bu metodolojiyi  çalışanların görev tanımlarını oluşturulmasında,  rol/sorumluluk/ yetki alanlarının belirlenmesinde etkin olarak kullanmaktadır.

Süreç odaklı tüm uygulamalarda  iyi tasarlanmış verimli süreçlerin oluşturulması, dokümante edilmesi ve uygulanması çok önemlidir. Ancak bunun yanında bir sürecin iyi işleyebilmesi için süreçte yer alan her adımda kişilerin rollerinin açık bir şekilde tanımlanması gerekir. R.A.C.I matriksi bu amaçla oluşturulmuş  , süreçlerdeki kişilerin sorumluluklarının, rollerinin ve bilgi akışının  tanımlandığı bir uygulamadır.

R.A.C.I

(R) Responsible (Yetkili) – İşi yapar
(A) Accountable  (Hesap verir) – Ana sorumlu
(C) Consulted (Danışılan) – Girdi sağlar
(I) Informed (Bilgilendirilen) – Bilgi Akış

 (R) Responsible – İşi yapar
‘Sorumlu’ (Responsible)rolüfiilen görevi ya da faaliyeti gerçekleştiren kişiye atanır. O faaliyeti gerçekleştiren kişi, işin ana sorumlusu  (A) Accountable  olmayabilir; ancak bazı durumlarda işin niteliğine ve önem derecesine bağlı olarak Responsible (R) ve Accountable (A) rolü aynuı kişiye atanabilir.

(A) Accountable  (Hesap verir) – Ana sorumlu
(A) Accountable   belirli bir görev için nihai yetki ve sorumluluğu olan kişi ya da rolüdür. Herhangi bir görev için, sadece bir rol / kişi sorumludur . Bu rol, diğer  kişi ya da kişilere delege olamaz.

(C) Consulted (Danışılan) – Girdi sağlar
Bir görevin yerine getirilebilmesi için bilgi alınması gereken ya da danışılması gereken kişi/kişiler olabilir. Bir görev için birden fazla (C) Consulted rolü atanması o işin tamamlanma sürecini n uzaması riskini doğurur.

(I) Informed (Bilgilendirilen) – Bilgi Akışı

Sağlıklı bilgi akışını sağlamak için görev tamamlandıktan sonrabilgi aktarılması gereken kişiler tanımlanır. Bu rolün doğru belirlenmemesi  yanlış iletişim ve gecikmelere yol açabilir.

(S) Supported – Desteklenen

Bu rol isteğe bağlı olarak kullanılır. Bir görevin gerçekleştirilmesi için ek bir desteğe ihtiyaç duyulduğu zaman o işi yapacak departmana veya kişiye atanır. Bu rolün kullanıldığı durumlarda matriksin adı “RASCI “ matriksi olarak kullanılır.

 Neden Raci ?

• RACI iyi bir iletişim aracıdır.
• Hatalı  iletişim ve yanlış belirlenmiş rollerden dolayı  oluşabilecek verimsizliği  engeller.
• Her role atanmış görev ve sorumluluklar net, o role atanmış yetki sınırları açıktır.
• Doğru insanlara danışılmasını sağlar
• Bölümler arası çapraz fonksiyonel bakış açısını geliştirir.

 RACI Grafikleri oluşturmak için işlem adımları

1 İş sürecinin Tanımlanması

1. İlk olarak sürece ilişkin tüm adımları açıkta bir işlem adımı kalmayacak şekilde tanımlayın. İş süreci çok güzel tanımlanmalıdır. Bu yöntemde 10’dan az aktivite tanımlamanın çok dar;  25 ten fazla aktivite ise tanımlamanın çok geniş kabul edilir.
2. “Toplantıya katılın” , “Raporları hazırlayın” gibi açık olmayan belirsiz aktivitelerden kaçının. 
3.  Bu görevler içerisinde yer alan kişilerin veya rollerin listesini hazırlayın.
4.  Roller;  unvan, grup  veya departmanlar bazında tanımlanabildiği gibi  Müşteriler, Tedarikçiler ve third-party firmalar bazında da tanımlanabilir. Burada en çok dikkat edilmesi gereken konu, R.A.C.İ Matriksinin  kişilerden bağımsız olmasıdır; dolayısıyla yapılan tüm tanımlamaların kişi bazında değil unvan bazında oluşturulmasına dikkat edilmelidir.
5. RACI matriksini geliştirin, genel kural olarak ilk olarak R yi atayın sonra A nın kim olacağına karar verin ve sonra C leri ve I ları tamamlayın.  Eğer toplantı öncesinde kararların ve aktivitelerin listesi tamamlanırsa toplantı sıklığı önemli ölçüde azaltılabilir. İdeal grup büyüklüğü 4-10 kişi
6.  Geri bildirim alın. RACI matriksini matrikste temsil edilen ama toplantılarda bulunmayan herkese dağıtın. Değişiklikleri yakalayın ve matriksi uygun şekilde revize edin. Revize edilmiş RACİ matriksini yeniden yayınlayın. Devam eden bazda gerekli olduğu şekilde güncelleyin.

Örnek R.A.C.I Matriksi (Ürün Yönetimi Ana Süreci)

RACI Tablosunu Nasıl Yorumlayacağız?

• Her görev / fonksiyon / aktivitede (satır ) bir ve tek Sorumlu ( A ) olmalıdır .
• Bir görev birden fazla “A”  varsa o görevin iki göreve ayrılması konusunda  beyin fırtınası yapılmalıdır.
•  Danışılan  sayısı minimize edilmelidir. Çok fazla “C” süreci uzatabilir.
•  Çok fazla “I” iyi bir işaret değildir, sadece bu aktivite sonucundan bilgi alması gereken kişiler bilgilendirilmelidir.
• Bir sütun birçok R’ın varsa -rolü yapmak için çok fazla iş var olabilir- o rol küçük bölümlere ayrılabilir.
• Bir sütunda A ya R yoksa ya da azsa  bu süreçte elimine edilebilir 
•  Bir sütun birçok A varsa süreçte tıkanıklık olabilir, paylaşılacak sorumluklarla ilgili beyin fırtınası yapılabilir.

Kaynak:http://www.demetekin.com.tr/